影響溝通計(ji)劃和(he)項目溝通要求的主要因素有以下這(zhe)些。

項目發起方(fang)的組織結構(gou)。

項(xiang)目干系人分析的結(jie)果(guo)。

報告關系。

項目涉及的(de)職能領域。

參與項目的人數。

項目(mu)干(gan)系人所在的(de)地方。

每位(wei)項目干(gan)系人的信息需求。

項目團隊成(cheng)員的經驗級別。

技術可得性。

信息需求(qiu)的緊急性和需要的頻率。

想(xiang)要的項目溝通(tong)形(xing)式。

項目的預期時長。

項目在組織(zhi)層面的風(feng)險級別(bie)。

對終端(duan)消費(fei)者的預期變更影響。

組織文化。

所需的外部溝通級別。

采購合同。

法(fa)律顧問(wen)提(ti)出的限(xian)制。

給(gei)項(xiang)目確(que)定了具體的(de)溝通要求后，一定要完(wan)成以下兩(liang)件事情。

在項目(mu)溝通(tong)管理(li)計劃中記錄這些信息。

確(que)保將所(suo)有正式的項目溝通(以及實(shi)現溝通要完成的工作(zuo))都(dou)包含在WBS和項目進度計劃中。

優先處理(li)：項目(mu)溝通不要走捷徑;尊重項目(mu)干系人(ren)。

展現風度：講禮貌，將欣賞和感激表現出來。

言出必行：如果(guo)你(ni)說了要做什么事(shi)情，就要去做。

在計劃或(huo)執(zhi)行項(xiang)目溝通的時候(hou)，要牢記5個C。

清楚(Clear)：說明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當地使用術語。

簡潔(Concise)：抓住重點;不(bu)讓(rang)信息(xi)漫(man)無邊際。

禮貌(Courteous)：講禮貌，注意語調。

一貫(Consistent)：使用恰當的語調和媒介傳遞想要(yao)傳遞的信(xin)(xin)息(xi)(xi);所(suo)有信(xin)(xin)息(xi)(xi)要(yao)素都(dou)應傳達一樣的信(xin)(xin)息(xi)(xi)。

令人信服(Compelling)：讓他們(men)有理(li)由去注意。

如果想(xiang)進行(xing)有效的溝通，就要擁有這樣(yang)的理念(nian)。主要包括以下(xia)幾個方面。

投入精力、耐心和決心，確保別人清楚地理解了你的意思。

采(cai)用有效的聆(ling)聽(ting)技(ji)巧，確保自己(ji)清楚地理解了(le)別人要(yao)傳達(da)的意思(si)。

采用最適合聽眾的溝通媒介，要懂得變通。

調整溝通(tong)的內容來最(zui)大限度地滿足每(mei)個目標聽眾(項目團(tuan)隊、客戶、高級管(guan)理(li)層(ceng)以(yi)及/或人事管(guan)理(li)層(ceng))的信息需求。

要重視，注意反饋信息，如果所做的事情沒有效果，要樂意去調整。

不要假設別人明白了，要不斷地講清楚、提問題、確認。在所有溝通中要注重從他人的角度來看問題。

高(gao)效的(de)(de)溝(gou)通者都知道，人(ren)與(yu)人(ren)之(zhi)間(jian)的(de)(de)橋梁是建立(li)在信(xin)任、親善和人(ren)際關(guan)系的(de)(de)基礎(chu)之(zhi)上(shang)的(de)(de)。要(yao)樂于花時(shi)間(jian)去同關(guan)鍵的(de)(de)項目干系人(ren)建立(li)一對一的(de)(de)關(guan)系，特別是在項目早期(qi)的(de)(de)時(shi)候。此外(wai)，注重關(guan)系有助于建立(li)開放(fang)、誠信(xin)的(de)(de)環境，更有利(li)于處理項目難題。

通(tong)過溝通(tong)計劃讓目標(biao)聽眾了解，保持前后一致。預見額外的信(xin)息需求。永遠不要讓項目干系人(ren)心生(sheng)疑惑或者先(xian)找(zhao)你(ni)。

在華為創立初期，曾一度出現工作結果和預期目標不相符的問題，讓公司多次陷入危機。那時候，無論是計劃部門還是員工，都承受了很大的壓力。

公司(si)不(bu)(bu)得不(bu)(bu)通(tong)過(guo)咨詢找出原因，在訪問了一(yi)些員(yuan)工之(zhi)后(hou)得知：大(da)部分項(xiang)目經理(li)在領導(dao)分配任務(wu)后(hou)，竟然不(bu)(bu)清楚自己應(ying)該在什(shen)么(me)時間執行任務(wu)、什(shen)么(me)時間完(wan)成、怎么(me)去操作(zuo)、具體完(wan)成到(dao)什(shen)么(me)程度才算合格(ge)。這些人(ren)習慣(guan)于聽到(dao)任務(wu)以后(hou)，什(shen)么(me)都不(bu)(bu)考(kao)慮，召(zhao)集幾個員(yuan)工就(jiu)埋頭干(gan)起來，也不(bu)(bu)管自己理(li)解的任務(wu)跟(gen)領導(dao)交代(dai)的任務(wu)是(shi)否一(yi)樣。

華為(wei)項(xiang)目經理的(de)這種工作態度值得提倡，也令人敬佩，這也是(shi)華為(wei)之所以能(neng)夠迅(xun)速行(xing)動的(de)關鍵之一。不(bu)(bu)過，這并不(bu)(bu)意(yi)味著他們是(shi)合格的(de)項(xiang)目管理者(zhe)。合格的(de)項(xiang)目管理者(zhe)應該按(an)照領導的(de)意(yi)圖(tu)做(zuo)正確(que)的(de)事，而且是(shi)高(gao)效地做(zuo)事。

可能(neng)會(hui)有(you)(you)人把(ba)問題歸(gui)咎(jiu)于上(shang)級領(ling)導(dao)，認(ren)為領(ling)導(dao)沒有(you)(you)把(ba)項目(mu)任(ren)務交代(dai)清楚。事實上(shang)，領(ling)導(dao)交代(dai)不清楚是一方面(mian)的(de)原(yuan)因，更(geng)主要的(de)問題還是在于自己(ji)，是自己(ji)沒有(you)(you)去(qu)確認(ren)和溝通。

所(suo)以，缺乏有(you)效的(de)溝(gou)(gou)通(tong)(tong)(tong)環境對項(xiang)目(mu)來說是(shi)(shi)災(zai)難性的(de)。沒有(you)有(you)效的(de)溝(gou)(gou)通(tong)(tong)(tong)與交流，決策(ce)傳遞將(jiang)會受阻(zu)并(bing)停滯。雖然大(da)多數(shu)人都知(zhi)道有(you)效溝(gou)(gou)通(tong)(tong)(tong)對于項(xiang)目(mu)很關鍵(jian)，但在絕大(da)多數(shu)項(xiang)目(mu)管理體制設計(ji)和實踐中，溝(gou)(gou)通(tong)(tong)(tong)管理往往是(shi)(shi)最容易(yi)被忽視的(de)。

溝通上所花的時間和精力對項目的成功有著決定性作用，它不僅造就了成功的項目經理，也造就了成功的項目。有效的溝通是成功項目的典型特征之一，作為項目啟動過程的一部分，項目核心團隊應該撰寫一份溝通計劃。

項目(mu)溝(gou)通(tong)的兩(liang)大類(lei)別是：與關鍵者(zhe)溝(gou)通(tong)；與項目(mu)團隊溝(gou)通(tong)。

對于關鍵者，項目團隊應該尋求以下這些問題的答案：

誰需要項目的信息？

他們需要項目的哪些信息？

他們需要信息的頻率？

采用何種方式能夠最有限地傳遞信息？

利益(yi)相(xiang)關(guan)(guan)者(zhe)分(fen)享是溝通(tong)計劃(hua)的關(guan)(guan)鍵(jian)輸(shu)入變(bian)量。與關(guan)(guan)鍵(jian)利益(yi)相(xiang)關(guan)(guan)者(zhe)溝通(tong)的有(you)效方式是為每一(yi)個相(xiang)關(guan)(guan)者(zhe)構建一(yi)個溝通(tong)矩陣。

溝通計劃的第二個關注維度是團隊內部溝通。

當團(tuan)隊成(cheng)員辦公(gong)地點接(jie)近時(shi)(shi)，最重要的(de)(de)團(tuan)隊溝通方(fang)式是項目(mu)例(li)會(hui)(hui)(hui)。項目(mu)例(li)會(hui)(hui)(hui)召開(kai)的(de)(de)頻率(lv)視項目(mu)而定，過(guo)多的(de)(de)會(hui)(hui)(hui)議(yi)不是好事。但是，頻率(lv)適(shi)當的(de)(de)會(hui)(hui)(hui)議(yi)可(ke)以使(shi)團(tuan)隊在(zai)問題(ti)尚小之前能夠發(fa)現和解決。在(zai)時(shi)(shi)間短、強度高的(de)(de)項目(mu)中(zhong)，晨會(hui)(hui)(hui)對于團(tuan)隊成(cheng)員匯報工作還(huan)是相當必要的(de)(de)。一些公(gong)司的(de)(de)晨會(hui)(hui)(hui)站著開(kai)，鼓勵就關鍵(jian)信(xin)息作簡短扼要的(de)(de)報告(gao)。

除非確(que)實有緊急事務，否則項(xiang)目(mu)會議的(de)(de)召(zhao)開不(bu)能出乎團(tuan)(tuan)隊(dui)(dui)成(cheng)員的(de)(de)意料。這樣(yang)，在項(xiang)目(mu)啟(qi)動階(jie)段，項(xiang)目(mu)團(tuan)(tuan)隊(dui)(dui)應(ying)該(gai)明(ming)確(que)多(duo)久、何時、何地召(zhao)開會議。這可以幫助團(tuan)(tuan)隊(dui)(dui)成(cheng)員達(da)成(cheng)一致，并使(shi)他們很好地與(yu)其他工作結(jie)合起來。

在華為，善于溝通不僅是項目管理的重要手段，而且是每個華為人的基本職業技能。

為了避免(mian)在(zai)(zai)工作過程中出現對接障(zhang)礙，華為公司要求(qiu)員工在(zai)(zai)項(xiang)目工作開始之前就做好溝(gou)通，在(zai)(zai)適當的時間、將(jiang)適當的信息、通過當前的渠道(dao)，發送給適當的利(li)益相(xiang)關方(fang)，這就是(shi)華為的“溝(gou)通三原則”。

溝通及(ji)時是華為員工遵守的首要原則(ze)。華為員(yuan)工會將必(bi)要的(de)信息(xi)第一時間(jian)向利益相關(guan)方傳達，以保(bao)證上下、平(ping)行溝通渠道的(de)順暢。

信息準確是溝通的第二(er)原(yuan)則(ze)。不論(lun)是(shi)書面還是(shi)口頭溝通(tong)，華(hua)為員工都會準確地傳達(da)信(xin)息(xi)。為了保(bao)證溝通(tong)信(xin)息(xi)的(de)準確性(xing)，華(hua)為員工會借助金(jin)字(zi)塔(ta)思維(wei)工具。在金(jin)字(zi)塔(ta)頂端的(de)是(shi)綜述，既要表達(da)的(de)觀點、問題、看法和結論(lun)。接著會針對上一級的(de)內(nei)容(rong)一層一層地展(zhan)開，直到信(xin)息(xi)足夠準確為止。

嚴(yan)格控(kong)制信息(xi)傳遞的量，這是溝通(tong)要遵守(shou)的第三個基本原(yuan)則。因為信(xin)息過多傾(qing)聽者容易忘(wang)記，過少則降(jiang)低(di)效率(lv)。一般(ban)信(xin)息傳遞都遵守7±2原理，因為年輕人(ren)的記憶廣度(du)大約為7個單位（阿拉伯數(shu)字、字母(mu)、單詞或其他(ta)單位）過多或偏少都不適(shi)宜。

為了確保信(xin)(xin)息(xi)(xi)溝(gou)(gou)(gou)通(tong)工作的(de)順(shun)利進行，華為要求所有(you)的(de)工作人(ren)員在(zai)溝(gou)(gou)(gou)通(tong)中必須(xu)提前制訂溝(gou)(gou)(gou)通(tong)計(ji)劃，明確信(xin)(xin)息(xi)(xi)溝(gou)(gou)(gou)通(tong)的(de)相關人(ren)、信(xin)(xin)息(xi)(xi)溝(gou)(gou)(gou)通(tong)形(xing)式、信(xin)(xin)息(xi)(xi)發(fa)放(fang)時間和(he)發(fa)放(fang)方式等內容，并制定出詳細的(de)信(xin)(xin)息(xi)(xi)發(fa)放(fang)日程(cheng)表。

在華為，為了避免“聽錯”的現象，公司要求員工掌握一項基本的工作技能——學會傾聽。

通常情況(kuang)下，華(hua)為(wei)員工在傾聽(ting)管理者安(an)排(pai)任務時，都是(shi)按照備好紙筆、認真傾聽(ting)、最(zui)終確認這三個步驟進(jin)行(xing)的。

在(zai)管(guan)(guan)(guan)(guan)理(li)者布置(zhi)任(ren)務時，你當(dang)時可能記(ji)得清(qing)清(qing)楚楚，可是正式開(kai)始工作(zuo)時，又(you)遺忘了部分細節。這時，若再去(qu)向管(guan)(guan)(guan)(guan)理(li)者確認又(you)擔心給(gei)管(guan)(guan)(guan)(guan)理(li)者留下工作(zuo)不嚴謹的(de)印(yin)象，同時也會打擾管(guan)(guan)(guan)(guan)理(li)者工作(zuo)。所(suo)以(yi)，華為的(de)員工們會事(shi)先準備好紙、筆，用來記(ji)錄管(guan)(guan)(guan)(guan)理(li)者的(de)重要指示。

從華(hua)為員工筆記本上(shang)，我(wo)們可以看(kan)到(dao)他們用(yong)自己習慣(guan)的(de)關鍵詞或符(fu)合所填(tian)寫的(de)《任務記錄(lu)單(dan)》，上(shang)面記錄(lu)著布(bu)置(zhi)的(de)任務重點。

任(ren)務記(ji)錄(lu)單(dan)看似簡單(dan)，但如果(guo)不能認真(zhen)傾聽(ting)、把握管理者的真(zhen)實意(yi)圖(tu)和話題重(zhong)點，填(tian)寫(xie)工作不免流于形式。因此，華為員工很注(zhu)重(zhong)傾聽(ting)過(guo)程，不僅會在任(ren)務記(ji)錄(lu)單(dan)上標注(zhu)關鍵詞(ci)，偶爾(er)還會有管理者當時的情(qing)緒(xu)狀態詞(ci)。

在華(hua)為，人(ren)人(ren)都(dou)深知溝通非(fei)常重要(yao)。它不僅是(shi)一項(xiang)工作技能，而且(qie)是(shi)影響團(tuan)隊(dui)績(ji)效的關鍵因素之一，每(mei)個人(ren)在工作中必(bi)須(xu)充(chong)分重視它。

事(shi)實上，如果(guo)我們將溝通的(de)信(xin)息分為四個(ge)區(qu)域，那(nei)么可以如下圖(tu)所示：

溝通(tong)，其(qi)實就是要(yao)不斷擴(kuo)大“公(gong)開區域”。

我(wo)們可以請教反饋(kui)，主(zhu)動(dong)去獲取(qu)；自我(wo)暴(bao)露，讓對方(fang)知道自己的小秘密；共(gong)享發現(xian)，主(zhu)動(dong)獲取(qu)和主(zhu)動(dong)交(jiao)代之間(jian)尋求(qiu)溝通(tong)。

無(wu)論是管理(li)者還(huan)是企(qi)業員工，都應該關(guan)注、管理(li)資源，讓自己的(de)工作得到足夠支持，人員之間及時溝通(tong)交流，從而圓滿完成工作任(ren)務。

企業應(ying)當樹立資(zi)源(yuan)管理意識。在(zai)項目經(jing)理的(de)(de)帶(dai)動(dong)下(xia)，項目團隊(dui)對人、事、物等資(zi)源(yuan)進行(xing)合理統籌之后，讓(rang)項目工(gong)作按照(zhao)正常的(de)(de)工(gong)作計(ji)劃向前推(tui)進。

在推進項目的(de)過程(cheng)中，大家應當合理掌握溝通(tong)技巧(qiao)和方法，并將其運用于實踐之中，指導(dao)項目的(de)開展(zhan)。